Um local de trabalho limpo e bem organizado é essencial para desenvolver qualquer função profissional.
Por isso, entre outras vantagens, proceder a uma manutenção de arquivos irá proporcionar organização pessoal e empresarial, se estes forem acondicionados e catalogados corretamente.
Quer se opte por uma manutenção de arquivos informatizada ou por uma mais “tradicional”, o importante é a organização. Este é um serviço que tem como finalidade principal criar instrumentos de controle e monotorização do armazenamento de documentos nas empresas, através, nomeadamente, de uma implantação de sistemas de organização de arquivos.
Dicas para a manutenção de arquivos
Seja para organizar ou proceder a uma manutenção de arquivos, o ponto de partida é a elaboração de um projeto inicial onde se definem os objetivos. Com as metas estabelecidas, poderá abranger atividades de criação como a TTD (Tabela de Temporalidade Documental), triagem, conferência, tratamento e recuperação de documentos, ordenação em sequência lógica, agrupamento por títulos documentais, elaboração de um índice no sistema web ARQUIVAR, armazenamento em suportes adequados, reformulação da disposição do arquivo e formação do trabalhadores para uso do sistema informatizado.
Sistema ARQUIVAR
Este sistema web de armazenamento permite uma manutenção de arquivos informática e acesso mundial. Está disponível no site www.arquivar.com, e dispõe de armazenamento no servidor da ARQUIVAR de todas as informações lançadas, permitindo um acesso 24 horas por dia e sete dias por semana, aos colaboradores autorizados.
Artigos não informáticos
A manutenção de arquivos também é feita nos arquivos que não são informáticos. Neste tipo de sistemas é fundamental ter uma abordagem preventiva, onde há uma revisão com ajustes, correção do alinhamento e nivelamento das caixas, limpeza, lubrificação de gavetas e troca de peças desgastadas.
Existem empresas que fazem este tipo de manutenção de arquivos. Desmontam e montam todo o arquivo e cuidam de toda a logística de transferência, sempre que esta é necessária.
Sistemas de classificação
Podem-se classificar os arquivos de duas formas: a classificação como um ato mental (numa divisão intelectual e sistemática de um conjunto de documentos em grupos e subgrupos) e disposição material e física (desses grupos colocando os documentos numa ordem estabelecida de acordo com o sistema concebido para o efeito.
Adicionalmente poderemos classificar o arquivo alfa-numericamente, cronologicamente, geograficamente, ideologicamente e decimalmente.
Um arquivo também é uma indexação que consiste na descrição e caracterização de um documento, conduzindo aos registos dos conceitos contidos num documento de forma organizada, fácil e acessível. Isto processa-se em duas fases: apreensão do conteúdo total do documento, identificação dos conceitos que representam esse conteúdo e selecção dos conceitos necessários para uma pesquisa posterior.
Numa correta manutenção de arquivos, deve haver um plano de classificação em que sejam satisfeitas as necessidades práticas do serviço, a construção deve estar de acordo com as atribuições do organismo e ter em conta a evolução futura das atribuições do serviço, deixando espaço livre para novas inclusões. Periodicamente deve também existir correção de erros ou de classificações mal formadas.
Saiba ainda que se tem um arquivo de aço, a manutenção de arquivos deste tipo deve incluir a troca de rolamentos, lubrificação com graxa e a própria substituição de peças.
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